Bedrijfsvoering

De complexe en grote opgaven van de stad vragen om een ambtelijke organisatie met aanpassingsvermogen. Wij ontwikkelen ons in de komende jaren verder op de volgende onderwerpen:

• Medewerkers leren van elkaar en leren door terug te kijken naar hun proces en resultaat
• Collega’s uit verschillende vakgebieden werken samen aan de opgaven.
• Managers versterken het sturend vermogen en vertalen sturen naar daden
• Alle medewerkers zijn zich bewust van het politiek proces

Het ontwikkelen van de organisatie gebeurt al in de organisatie. Organisatieontwikkeling is een continu proces van verbeteren, veranderen en vernieuwen. We ondersteunen dit door leer- en ontwikkelprogramma’s voor leidinggevenden en medewerkers. Uit lopende veranderingen leren we wat werkt en wat niet. Leerpunten gebruiken we weer elders in de organisatie. Ook passen we het personeelsbeleid aan (zoals werving & selectie, functioneren & beoordelen) zodat dit de ontwikkeling van de organisatie ondersteunt.

Doel 2: De organisatie zoekt actief het contact met de stad

De organisatie zoekt in het werk steeds meer de verbinding met inwoners en partners: voor burger- en/of overheidsparticipatie, dienstverlening en juridische procedures. Dat doen we zowel in persoonlijk contact (offline) als via digitale kanalen (online).
Een open gesprek op basis van gelijkwaardigheid, met respect voor elkaars belangen en met de wil om moeilijke keuzes beter te begrijpen. Wij stellen ons toegankelijk op en proberen er samen uit te komen. Soms kunnen we niet aan alle verwachtingen voldoen en kunnen we niet iedere wens invullen. In dat geval zijn we ook duidelijk en op tijd. Zodat we geen verwachtingen scheppen die we niet kunnen waarmaken. In het contact kan soms spanning optreden en in het geval van handhaving is dat soms onvermijdelijk. Wij beschermen en ondersteunen onze medewerkers waar nodig.
De gemeente Zaanstad wil de stad samen met inwoners, ondernemers en partners vormgeven. Dat vraagt om een organisatie die zijn ogen en oren open heeft voor de buitenwereld en daarop aansluit in beleid en uitvoering. Het gesprek tussen medewerkers en inwoners staat centraal. Zowel bij het maken van beleid voor de hele stad als bij individuele vraagstukken. We vertellen onze medewerkers dat zij bij spanningen niet terughoudend  zijn en het contact moeten blijven opzoeken.
In 2021 geven we uitvoering aan de bestuursopdracht Zaans Samenspel. Dit doen we via de volgende drie sporen:

1. van de stad en voor de stad (Ontwikkelen grondhouding is onderdeel van organisatie ontwikkeling. Participatie en werken vanuit partnerschap geven we verder vorm binnen openbare ruimte en de omgevingswet);
2. samen met de raad (samenspel tussen ambtelijke organisatie, college en raad heeft plek in programma 7);
3. we komen er samen uit (grondhouding, leren van en voorkomen van klachten, bezwaren en procedures).

Doel 3: De organisatie van Zaanstad stuurt op betrouwbaarheid van haar handelen

Natuurlijk moeten we ons houden aan wetten en regels. We kijken bij lastige keuzes naar kansen en risico’s. Bij besluiten laten we duidelijk zien hoe we daar gekomen zijn. En we kijken goed naar de gevolgen van besluiten.
Het college heeft in 2020 de visie en het beleid op informatiebeveiliging en privacy vastgesteld. Het beleid helpt ons om als lerende organisatie blijvend onze beveiligingsmaatregelen te toetsen en te verbeteren. Dit doen wij door audits uit te laten voeren. In het jaarplan privacy verwerken wij de aanbevelingen uit audits tot concrete actiepunten. Informatiebeveiliging checken wij net als andere gemeenten aan de hand van de ENSIA systematiek.
Jaarlijks meten we ons aan de hand van deze normen en stellen we verbeterplannen op.
In het jaarverslag voor de raad van de Functionaris Gegevensbescherming (FG) en Coördinator informatiebeveiliging (CISO) staat welke onderdelen we hebben opgepakt en welke onderdelen het komende jaar meer aandacht krijgen.

Rechtmatigheidsverantwoording
Vanaf het boekjaar 2021 legt het college zelf verantwoording af over de financiële rechtmatigheid in de jaarstukken. Het college ondertekent deze nieuwe rechtmatigheidsverantwoording en bespreekt het met de raad. We nemen de verantwoording op in de jaarrekening. Het sluit aan bij onze ambitie om een transparant bestuur te zijn. Onze organisatie treedt bekwaam, efficiënt en daadkrachtig op en legt verantwoording af over de beheersing van de interne processen. In programma 7 gaan we  verder in op de beheersing van de interne processen.

Zaanstad start in 2021 met de implementatie van de Wet open overheid
Deze wet legt de focus op “informatiehuishouding op orde” en het actief openbaar maken van documenten vanuit de overheid. Daarvoor geeft de wet 11 categorieën documenten die de overheid verplicht snel openbaar moeten maken na vaststelling. Voor andere documenten geldt een inspanningsverplichting op openbaarmaking.
De Tweede en Eerste Kamer behandelen het wetsvoorstel in 2021 verder. De verwachting is dat de wet in juli 2021 in werking treedt. Overheden hebben na inwerkingtreding nog vijf jaar om de verplichte categorieën openbaar te maken en acht jaar om de informatiehuishouding op orde te brengen.
Daarvoor zal een project of programma worden ingericht waarin verschillende te implementeren onderdelen van de wet een plaats krijgen. We gebruiken de impactanalyse die we in 2020 maken voor de implementatie.

Zaanstad ontwikkelt het integriteitsbeleid verder
De organisatie gaat hiermee aan de slag met een meerjarenplan. Leidinggevenden krijgen begeleiding bij risicobewustwording en de handhavingspraktijk. Leidinggevenden en medewerkers krijgen opnieuw een training morele oordeelsvorming en we vernieuwen het beleid waar nodig.

Doel 4: De organisatie van Zaanstad heeft een maatschappelijk verantwoorde bedrijfsvoering

Wij willen door onze bedrijfsvoering maatschappelijk impact maken en zelf doen wat wij van onze inwoners en ondernemers vragen als het gaat om duurzaamheid en goed werkgeverschap. Daarmee kan Zaanstad een voorbeeldfunctie vervullen.
Een maatschappelijke verantwoorde bedrijfsvoering gaat over twee onderwerpen:

1. de gemeente in de rol van opdrachtgever met ambities voor maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI).
2. het betrekken van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt waarbij de gemeente als grote werkgever optreedt.

Bij vrijwel elke inkoopopdracht krijgen de ambities over sociaal en duurzaam inkopen een plek.
In 2021 is de nieuwe aanbesteding voor het mulitiservice contract (catering, schoonmaak, beveiliging) of in deelcontracten. De nadruk ligt hier op het duurzame karakter in de breedste zin van het woord. We kijken niet alleen naar duurzame producten en diensten maar ook naar maatschappelijk verantwoord ondernemen met regionale partners.
In september 2020 is een onderzoek gehouden naar betrokkenheid van medewerkers. De leer- en verbeterpunten daaruit krijgen in 2021 opvolging binnen de organisatie.
In het programma vitaliteit trainen we leidinggevenden en HR adviseurs in een effectieve aanpak van verzuim. Daarnaast bieden we workshops energiek werken aan voor medewerkers. Dit programma loopt door in 2021.

Doel 5: De organisatie van Zaanstad werkt aan haar voorbeeldrol als inclusieve organisatie. Wij investeren in diversiteit voor betere oplossingen bij maatschappelijke vraagstukken

Wij willen een organisatie zijn met een open en waarderende cultuur waarin de stad zich kan herkennen. De kracht van onze organisatie zit in het bij elkaar brengen en waarderen van verschil. En in het omarmen van diversiteit in mensen en denken. We begrijpen zo de vraagstukken van inwoners en ondernemers beter. We komen tot oplossingen met draagvlak in de stad. Naast de maatschappelijke vraagstukken geldt dit ook voor de medewerkers die zichtbaar in de wijken werken en werken in onze dienstverlenende processen.
In 2020 hebben we samen met het ministerie van SZW aan een pilot meegedaan. We verbeteren nu het werving- en selectieproces. Zo vergroten we de instroom van divers talent. Wij verwerken inclusiviteit in het HRM-beleid en HRM-instrumenten. Het leidinggeven aan een inclusieve organisatie is onderdeel van de leiderschapsontwikkeling. Samen met ambassadeurs uit de organisatie blijven wij werken aan de verdere bewustwording over (het belang van) inclusiviteit.

Doel 6: De organisatie van Zaanstad benut de mogelijkheden van data gestuurd werken

Wij hebben inmiddels ervaring opgedaan dat slim omgaan met gegevens en informatie leidt tot een gerichtere aanpak en betere resultaten voor inwoners. De mogelijkheden van “data gestuurd” werken zijn enorm. Denk aan schonere straten, veiliger buurten en betere voorzieningen. Maar hoe benut je die mogelijkheden en kom je daadwerkelijk tot de betere resultaten op basis van data? In Zaanstad werken we met veel ambitie aan een concrete resultaten om betere keuzes te kunnen maken. De benodigde expertise en systemen zijn grotendeels aanwezig, het draait nu vooral om de cultuurverandering om beschikbare data veel beter te benutten.

• In 2021 willen we het volgende bereiken:
  Data Labs (4-6 trajecten met verschillende bijeenkomsten en data-analyses) uitvoeren samen met maatschappelijke partners voor relevante maatschappelijke vraagstukken
• Het verbeteren van de informatieketens (keten van bronsysteem tot sturingsdashboard) wmo, jeugd en participatie in het maatschappelijk domein
• Het vormgeven van het datapakhuis 2.0, waarbij alle datasets aan de bron zijn ontsloten en gepseudonimiseerd. Het proces van (de)pseudonimiseren is vastgesteld door het college en werkt in de praktijk.
• Collega’s leren werken met data door inspiratiesessies, trainingen en workshops
• Het nieuwe systeem Qliksense implementeren. Dit systeem helpt data te presenteren en maakt datagestuurd werken laagdrempeliger.
• Goed gebruikte dashboards opleveren voor ondermijning, jeugd, wmo, participatie, leefomgeving, business control, belastingen en burgerzaken

Effect van corona
Eén van de gevolgen van de coronamaatregelen was dat er vanaf 16 maart 2020 ineens op grote schaal werd thuisgewerkt. Zaanstad kende al thuiswerkmogelijkheden. Sommige medewerkers maakten daar - incidenteel of structureel voor een of twee dagen per week - gebruik van. Het massaal volledig thuiswerken heeft een enorme impuls gegeven aan het tijd- en plaatsonafhankelijk werken binnen de organisatie. De tweede helft van 2020 is een nieuwe visie op werken ontwikkeld. Deze nemen we mee als we aan de slag gaan met de herinrichting van het stadhuis. Deze stond al voor 2021 op de planning.

Verwijzingen naar relevante openbare beleidsdocumenten