Doorontwikkelen en digitaliseren van processen

Prestatie 6.1.1 Doorontwikkelen en digitaliseren van processen

De gemeente Zaanstad stelt steeds meer producten en diensten digitaal beschikbaar via Zaanstad.nl. Zo kunnen inwoners, ondernemers en instellingen snel en makkelijk zelf hun zaken regelen. In deze collegeperiode wordt verder gewerkt aan zowel een goede digitale informatievoorziening via de website als dienstverlening voor ouderen of niet-digitaal vaardigen en minder geletterden. Waar mogelijk zullen processen worden gedigitaliseerd.

De coronacrisis heeft het belang onderstreept van digitale dienstverlening. Er zijn al veel diensten digitaal beschikbaar. Denk hierbij aan het maken van een afspraak bij de balie van Burgerzaken via de website zaanstad.nl, de ‘Slim Melden App’, waarbij inwoners digitaal hun melding openbare ruimte kunnen maken via een kaart van Zaanstad en de mogelijkheid om digitaal een omgevingsvergunning aan te vragen voor veelvoorkomende (ver)bouwwerkzaamheden. Het doorontwikkelen en digitaliseren van processen staat ook in 2021 hoog op de agenda.
Het uitgangspunt is dat de gemeentelijke dienstverlening voor iedereen toegankelijk moet zijn, dus ook voor mensen die visuele, auditieve, of andere leeshulpmiddelen nodig hebben. Het taalgebruik is zoveel mogelijk eenvoudig (B1 niveau). Medewerkers worden, door middel van Helder Zaans, hierin getraind.
Naast digitaal een aanvraag of melding te doen, kunnen inwoners ook bellen naar 14075, langskomen op het stadhuis waar zij worden opgevangen door een gastheer/-vrouw of hulp zoeken via de sociale wijkteams.
Voor goede dienstverlening aan ondernemers is het van belang blijvend op de hoogte te zijn van de behoefte van ondernemers. Het continu aansluiten op deze behoeften is een van de startpunten van de dienstverlening aan ondernemers.

Naar verwachting treden per 1-1-2022 de Omgevingswet (verder: Ow) en de Wet Kwaliteitsborging voor het bouwen (verder: Wkb) in werking. Deze wetten leiden tot grote veranderingen, namelijk:

Voor de inwoners en bedrijven bij het aanvragen van een vergunning.
Het toezicht op de bouw wijzigt voor eenvoudige bouwwerken zoals een woning. Nu vindt het bouwtoezicht plaats door de gemeente, straks moet er mogelijk een private kwaliteitsborger ingehuurd worden.
De twee wetswijzigingen brengen een ingrijpende stelselwijziging met zich mee voor de manier waarop de gemeente werkt en georganiseerd is. We gaan aanvragen van een omgevingsvergunning integraler bekijken en bij complexe aanvragen komen we sneller (binnen 8 weken), samen met de ketenpartners, tot de wenselijkheid en haalbaarheid van projecten.
Deze impact op de organisatie, kosten en (leges)inkomsten wordt medebepaald door lokale bestuurlijke keuzes, zoals bijvoorbeeld de mate waarin meer activiteiten vergunningvrij worden. Naar mate het omgevingsplan duidelijkere contouren gaat aannemen komt hier meer duidelijkheid over. In de periode tot aan vaststelling van het omgevingsplan zullen deze keuzes bestuurlijk worden voorgelegd.

In 2021 vinden de voorbereidingen plaats om op 1 januari 2022 voorbereid te zijn voor het werken onder het nieuwe stelsel en ook de inwoners en bedrijven via zaanstad.nl goed te informeren over de veranderingen en wat dit voor hen betekent.

Activiteiten

Visie op dienstverlening

In 2020 is de Visie op Dienstverlening vastgesteld. De visie en uitvoeringsagenda vormen samen de leidraad voor de dienstverlening. Uitgangspunten hierbij zijn:

Eenvoudige en toegankelijke dienstverlening. Inwoners kunnen 24/7 digitaal bij ons terecht. Natuurlijk is het altijd mogelijk om te bellen, brieven te sturen of de balie te bezoeken. Er is heldere en eenvoudige communicatie via alle kanalen.
Persoonlijke dienstverlening en nabijheid. De dienstverlening is dicht bij mensen georganiseerd, bijvoorbeeld in buurten en wijken, thuis, in verzorgingshuizen en op social media.
Verbreding en verbetering van digitale dienstverlening
Maatwerk waar nodig

Klanttevredenheidsonderzoeken

Er worden jaarlijks meerdere klanttevredenheidsonderzoeken uitgevoerd op telefonie en de website. De uitkomsten van deze onderzoeken worden gebruikt om de (digitale) dienstverlening te optimaliseren.

Tweetalige website

Door nieuwe regelgeving moeten gemeenten alle beschikbare online dienstverlening vertalen in minstens één andere officiële Europese taal. De keuze van de andere officiële Europese taal vindt in 2020 plaats. In 2021 wordt hier verder uitvoering aan gegeven.

Voorbereiding implementatie Ow en Wkb

In 2021 gaan we de implementatie voorbereiden van de nieuwe wetgeving die in 2022 in gaat.
Beide wetswijzigingen en lokale bestuurlijke keuzes die hierbij gemaakt kunnen worden hebben gevolgen voor de uitvoering, kosten en (leges)opbrengsten die zijn gekoppeld aan de uitvoering van wettelijke taken binnen de keten van Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH).

Om onder dit nieuwe stelsel te kunnen werken, worden de vergunningverlenings-, toezichts- en handhavingsprocessen opnieuw ingericht.
In 2021 bereiden we de medewerkers voor op hun nieuwe rol die invoering van nieuwe wetgeving met zich meebrengt. Daarnaast brengen we het gevolg van deze nieuwe wetgeving op toezicht en handhaving in kaart.
Voordat we nieuwe werkwijzen implementeren, gaan we samen met bewoners en ondernemers in 2021 proefdraaien. We gaan zowel met de Omgevingstafel als proefprojecten aan de slag.

Omgevingsvergunning binnen 8 weken

In 2021 starten we met de voorbereidingen om stap voor stap tot een nieuwe aanpak te komen voor de afhandeling van initiatieven en gaan wij hiermee proefdraaien. We zetten op een aantal varianten in:

Voor ingewikkelde initiatieven wordt een nieuwe vorm van vooroverleg (de Omgevingstafel) ontwikkeld zodat aansluitend formele aanvragen binnen 8 weken of sneller kunnen worden afgehandeld.
Voor eenvoudige initiatieven ontwikkelen wij een versnelde (flits)procedure.
Voor iets ingewikkeldere initiatieven wordt meer ingezet op vooroverleg waarbij verschillende varianten van de Omgevingstafel kunnen worden ingezet, afhankelijk van de complexiteit van een initiatief.

Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) – Eén digitaal loket voor de fysieke leefomgeving

Het DSO is een landelijke digitale voorziening en vormt het digitale loket waar initiatiefnemers, overheden en belanghebbenden snel moeten kunnen zien wat is toegestaan in de fysieke leefomgeving en kunnen zij vergunningen aanvragen en meldingen doen. Een aanvrager van een omgevingsvergunning kan volstaan met één aanvraag bij één loket en hij krijgt van één bevoegd gezag toestemming.
Het DSO is randvoorwaardelijk voor het slagen van de doelstellingen van de Omgevingswet en is nog volop in ontwikkeling onder verantwoordelijkheid van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). Voor meer info over het DSO zie https://aandeslagmetdeomgevingswet.nl/digitaal-stelsel/
In 2021 wordt de gemeentelijke aansluiting op de landelijke voorziening DSO voorbereid en getest. Per 1 januari 2022 gaat deze digitale voorziening voor gemeenten van start.

Wegwijzer omgevingsvergunning

Informatie op de website zaanstad.nl waar nog nadere uitleg staat over het vergunningenproces wordt in 2021 zodanig geactualiseerd en ingericht dat een initiatiefnemer voor een omgevingsvergunning op eenvoudige, snelle wijze door de juiste route voor zijn initiatief wordt geleid. In de Handreiking participatie geven wij suggesties over de participatie rondom initiatieven. We zullen ontwikkelaars er nadrukkelijk op wijzen dat participatie bijdraagt aan de kwaliteit van het plan, vergroot het draagvlak bij de omwonenden en dat goede participatie juridische procedures kán voorkomen. Participatie is echter niet afdwingbaar door de gemeente; het ontbreken van een participatietraject of een magere uitvoering is geen weigeringsgrond voor de vergunning.